Volnara aide les entreprises romandes à formaliser la durée de conservation de leurs documents, à organiser leurs archives et à maintenir un cycle de vie documentaire cohérent d'un bout à l'autre. Pas de complexité inutile — simplement un cadre qui fonctionne au quotidien.
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Volnara est un cabinet genevois fondé par des spécialistes de la gestion de l'information. Depuis notre bureau de la Rue Ancienne à Carouge, nous travaillons principalement avec des PME, des cabinets professionnels et des associations dont les pratiques documentaires ont grandi sans cadre formalisé. Le problème est courant : les fichiers s'accumulent, les délais de conservation restent flous, et personne ne sait clairement qui décide de détruire quoi.
Notre rôle est d'apporter de la clarté. Nous ne produisons pas de conseils juridiques ; nous construisons la structure opérationnelle — les tableaux, les procédures, les calendriers — que votre conseiller qualifié pourra valider et que vos équipes pourront appliquer dès le lendemain. Chaque mandat est conduit en français, adapté à la réalité de votre organisation et livré sous forme de documents éditables que vous conservez.
Savoir combien de temps conserver chaque famille de documents, qui prend la décision et quand la prochaine révision est prévue. Une base écrite qui clarifie les responsabilités.
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Quand transférer, comment étiqueter, où stocker et qui autorise la destruction. Un processus documenté qui s'intègre aux habitudes de travail existantes.
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De la création à la destruction : classification, stockage actif, archivage, délais de conservation, élimination et calendrier de révision annuel pour les grandes structures.
En savoir plus →Une organisation documentaire défaillante génère des coûts invisibles : temps perdu, doublons, risques réglementaires. Voici ce que nos clients ont résolu.
Un plan de classement cohérent signifie que personne ne cherche pendant vingt minutes avant un rendez-vous client.
Conserver trop longtemps coûte de l'espace et peut poser des questions de conformité. Détruire trop tôt est aussi risqué.
Qui décide de l'archivage ? Qui signe la destruction ? Un processus écrit répond sans ambiguïté.
Un calendrier de conservation à jour et un registre de destructions constituent une base solide lors d'un contrôle.
Quand un collaborateur part, un classement documenté permet la continuité sans perte d'information.
Nos livrables sont des fichiers éditables, pas des rapports. Vous les adaptez directement à votre contexte.
Nos mandats commencent par un état des lieux de ce qui existe. Avant de proposer quoi que ce soit, nous voulons comprendre comment vos équipes classent aujourd'hui, quelles frictions elles rencontrent et ce que votre secteur impose en matière de durée de conservation. De là, on construit quelque chose qui s'adapte à votre réalité — pas un modèle générique.
Discutons de votre situation
À la fin d'un mandat, vous recevez des fichiers éditables — tableaux, conventions de nommage, registres — accompagnés d'une séance de transmission avec les personnes qui vont les utiliser. Pas de boîte noire. Si votre situation évolue dans six mois, vous savez exactement où ajuster.
Voir nos prestationsNous ne prétendons pas remplacer un conseiller juridique qualifié. Notre valeur est dans la rigueur opérationnelle et la documentation formalisée.
Chaque livrable est un document écrit, structuré et éditable.
Chaque mandat a une durée définie et des jalons clairs dès le départ.
Une séance de passation avec les équipes qui vont utiliser les outils.
Tous les livrables et échanges en français, adaptés au contexte romand.
Nous préférons les documents sobres et lisibles aux rapports volumineux. Si quelqu'un doit chercher l'information dans un PDF de 80 pages, le livrable a manqué son but.
Nous travaillons toujours avec un périmètre précis. Pas d'extension tacite du mandat. Vous savez ce que vous recevez à la fin, dès la première séance.
Nos outils sont conçus pour être validés par votre fiduciaire, votre service juridique ou votre délégué à la protection des données. Nous fournissons la structure ; eux apportent la validation professionnelle.
Trois formules avec un périmètre défini et un prix fixe. Chacune est indépendante — vous choisissez ce qui correspond à votre situation.
Un ensemble de documents de travail pour formaliser la durée de conservation de chaque famille de documents, désigner les responsables de révision et planifier les prochaines échéances. Conçu pour les petites structures sans calendrier écrit à ce jour. Inclut le modèle de tableau avec lignes préconfigurées, un guide de remplissage, une fiche d'attribution des responsables et un entretien de 45 minutes.
Conception d'un processus d'archivage opérationnel : ce qui passe de l'actif à l'archive et quand, comment les éléments sont étiquetés et indexés, où résident les archives physiques et numériques, qui autorise la destruction et comment le registre des destructions est tenu. Livré en quatre semaines avec deux séances de travail. Inclut le processus écrit, la convention d'étiquetage, un modèle d'index d'archives et un entretien de formation.
Programme de cinq mois couvrant l'intégralité du cycle de vie des documents : schéma de classification, taxonomie de stockage actif, déclencheurs d'archivage, calendrier de conservation, procédure d'élimination, piste d'audit et calendrier de révision annuel. Pour les organisations de 100 personnes et plus, avec des documents répartis sur plusieurs sites ou systèmes. Inclut des séances mensuelles, la norme documentaire complète, tous les registres et modèles éditables, deux ateliers et une revue de clôture.
Nous faisons connaissance avec votre organisation, vos pratiques actuelles et ce que vous souhaitez mettre en place. Cet entretien est sans engagement — il sert à vérifier que notre approche correspond à votre besoin.
Selon la formule choisie, nous conduisons une ou plusieurs séances de travail avec vos référents. Nous rédigeons les documents au fur et à mesure et vous soumettons les versions intermédiaires pour validation.
Vous recevez l'ensemble des livrables en formats éditables. Une séance de transmission avec les personnes qui vont les utiliser est incluse dans chaque formule.
Nous avions des archives qui dataient de 2009 sans aucun calendrier formalisé. En quatre semaines avec Volnara, nous avons un processus clair et un tableau que notre fiduciaire a pu valider sans difficulté. Le résultat est vraiment utilisable.
Maëlle R.
Responsable administrative, cabinet de conseil, Genève — 14 juillet 2026
Le programme de cinq mois a été exigeant — on a travaillé sur des systèmes assez hétéroclites — mais les livrables sont précis et nos équipes les ont adoptés rapidement. L'atelier de présentation aux collaborateurs a vraiment aidé.
Thomas B.
Directeur des opérations, association régionale, Lausanne — 3 juillet 2026
J'avais besoin de quelque chose de simple pour une structure de 8 personnes. Le Starter m'a donné exactement ça : un tableau clair, des responsabilités définies et un entretien pour mettre les choses en place. Prix raisonnable pour ce qu'on reçoit.
Sylvie V.
Gérante, PME de services, Carouge — 21 juin 2026
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